Engagement de Schering-Plough Canada Inc. envers la protection de renseignements personnels des professionnels de la santé canadiens

Faits

Le présent avis offre un aperçu détaillé des pratiques de Schering-Plough Canada Inc. (« Schering-Plough Canada »), une société canadienne membre de la famille mondiale des entreprises Merck & Co., Inc. (Whitehouse Station, New Jersey, États-Unis), en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels sur les professionnels de la santé.

Protection des renseignements personnels chez Merck

Chez Merck & Co., Inc. — aussi appelée Merck Sharp & Dohme (MSD), Merck Frosst Canada Ltée et Schering-Plough Canada Inc. et Banyu au Japon (collectivement « Merck » ou la « Société ») —, une société pharmaceutique mondiale axée sur la recherche, la protection des renseignements personnels est d’abord et avant tout une affaire de confiance. Dans le but de perpétuer la tradition de Merck en ce qui concerne le maintien de normes éthiques élevées dans nos pratiques commerciales, nous avons démontré notre engagement envers la protection des renseignements personnels en établissant un programme de protection des renseignements personnels à l’échelle mondiale qui respecte les lois et les normes applicables à cet égard partout dans le monde.

Pourquoi? - Les « Fins »

En vertu des lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels, Schering-Plough Canada peut, de temps à autre, recueillir, utiliser et partager des renseignements personnels vous concernant (« renseignements personnels ») à titre de professionnel de la santé, à des fins liées aux interactions que nous avons avec vous (les « Fins »). Par « professionnel de la santé », nous entendons les médecins, les pharmaciens, les investigateurs médicaux, les chercheurs et les infirmières. Les Fins auxquelles Merck recueille vos renseignements personnels font partie de l’une des quatre catégories ci-dessous :

1. À des fins médicales ou liées à la recherche. Par exemple :
   • savoir si vous êtes intéressé à participer à la gestion d’une étude de recherche clinique, épidémiologique ou d'une étude de recherche portant sur la mesure des résultats;
   • identifier et engager les experts et les sommités scientifiques.
2. Afin de vous fournir les renseignements, les produits, les services et les programmes que vous avez demandés ou qui pourraient vous intéresser. Par exemple :
   • présenter des renseignements ou des programmes qui, selon vous, pourraient intéresser vos patients;
   • communiquer des renseignements sur nos produits et nos activités (y compris nos programmes de mise en marché et de vente) par l’intermédiaire de nos représentants, de nos sites Web, de courriels, de centres d’appels, de courrier postal et d’autres canaux;
   • déterminer si vous êtes intéressé par des colloques, des conférences et d’autres programmes scientifiques et éducatifs;
   • vous fournir, à votre demande, des échantillons de produits ou vous permettre de passer des commandes;
   • vous donner accès à nos ressources et assurer un suivi de nos interactions avec vous hors ligne et en ligne (nos pratiques en ligne sont régies par notre Politique de protection des renseignements personnels sur Internet).
3. Afin de comprendre vos préférences et vos besoins professionnels actuels en vue de développer, d’améliorer ou d’offrir des produits, des services et des renseignements scientifiques répondant à ces besoins et ces préférences (ce qui comprend notamment les activités et les études de marché).
4. Afin de respecter les exigences juridiques et réglementaires :
   • signaler les effets indésirables et les plaintes à l’égard des produits;
   • assurer le suivi obligatoire des paiements faits aux professionnels de la santé pour des services rendus au nom de la Société;
   • divulguer des renseignements financiers;
   • vérifier nos programmes et nos ressources aux fins de conformité et de sécurité;
   • évaluer la pertinence d’engager des professionnels de la santé à certaines des fins commerciales décrites ci-dessus, compte tenu des exigences des lois applicables à notre Société;
   • entamer des poursuites judiciaires et lancer des enquêtes gouvernementales, ce qui comprend la conservation des données pertinentes.

Tout renseignement personnel recueilli par Schering-Plough Canada ne sera divulgué qu’en cas de nécessité absolue au sein de la Société, aux Fins ayant motivé la collecte desdits renseignements, dans la mesure où cette divulgation est exigée ou permise en vertu de la loi. Bien que les renseignements personnels soient conservés sur un serveur sécurisé au Canada, Merck, à titre de société d’envergure mondiale, fournit de nombreux services de soutien à Schering-Plough Canada. Par conséquent, certains renseignements personnels peuvent se trouver dans une base de données consolidées dans des établissements Merck situés ailleurs qu’au Canada. Ces bases de données permettent uniquement de recueillir, de recevoir, d’utiliser et de partager des renseignements personnels conformément aux principes d’utilisation, à une Fin précise et en cas de nécessité absolue. De plus, les dispositifs de protection exigés sont en place.

Lorsque Merck retient les services d’un tiers à l’une des Fins décrites ci-dessus, les renseignements personnels peuvent alors être communiqués au dit tiers, pourvu que des dispositifs de protection soient en place. Ces derniers comprennent notamment les dispositifs de protection contractuels en lien avec l’utilisation et la conservation de vos renseignements personnels. Consultez la section « Comment? » du présent avis pour obtenir des détails supplémentaires sur le partage des renseignements personnels avec des tiers.

Là où les lois locales l’exigent, il se peut que l’on vous demande de fournir d’une manière appropriée et permise une preuve de votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués à une Fin précise.

Quoi? - renseignements personnels

Les types de renseignements personnels que nous recueillons (directement auprès de vous, auprès du public ou dans des sources de renseignements tierces) et que nous partageons dépendent de la Fin et, par conséquent, de la relation que vous entretenez avec Merck ainsi que des exigences des lois applicables. Seuls les renseignements personnels qui sont exigés à une Fin seront recueillis. Les renseignements personnels qui pourraient être recueillis, selon la Fin, peuvent comprendre :

• vos coordonnées, dont votre nom, l’adresse de votre clinique ou de votre cabinet, vos numéros de téléphone et de télécopieur, et votre adresse électronique;
• vos compétences professionnelles, vos publications, vos brevets et d’autres réalisations dans les domaines scientifique et médical;
• les rôles ou les postes que vous avez occupés au sein d’organismes gouvernementaux, d’hôpitaux ou d’organismes payeurs;
• vos domaines d’intérêt;
• vos points de vue sur les programmes d'éducation médicale continus;
• le moyen de communication que vous préférez;
• les types de renseignements médicaux que vous préférez;
• vos affiliations à des organisations ou à des établissements;
• les activités et les programmes auxquels vous participez;
• les renseignements sur le prescripteur (sur une base agrégée) conformément aux lois et aux exigences locales;
• les ententes que vous avez signées avec Merck;
• les renseignements relatifs aux paiements, y compris le numéro de taxe de vente, lorsque Merck vous verse des honoraires;
• des renseignements permettant d’identifier des collègues scientifiques ou médicaux qui vous considèrent comme un expert ou une sommité dans votre domaine de spécialité;
• des renseignements permettant d’identifier les personnes parmi vos collègues scientifiques et médicaux que vous considérez comme un expert ou une sommité dans votre domaine de spécialité.

Comment?

Merck, à titre de société d’envergure mondiale, offre de nombreux services de soutien à Schering-Plough Canada, y compris un service de soutien pour les bases de données et les serveurs informatiques. Ainsi, vos renseignements personnels peuvent se trouver sur des serveurs et dans des bases de données qui se trouvent dans un autre pays, ou être traités par des processus qui se déroulent dans un autre pays.

Dans la section ci-dessous, nous dressons la liste des raisons pour lesquelles Merck partage habituellement vos renseignements personnels. Nous indiquons également si vous pouvez limiter ce partage.

Merck met en œuvre des mesures de sécurité techniques, électroniques et physiques appropriées pour protéger les renseignements personnels, selon le degré de sensibilité de ces derniers, contre la perte, le mésusage, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Nous joindre

Si vous avez des questions portant sur le présent avis ou sur vos renseignements personnels que Merck recueille, utilise et partage, si vous souhaitez nous aviser de tout changement à l’égard de vos compétences professionnelles (comme les certifications supplémentaires ou les nouveaux domaines de participation ou de recherche thérapeutique), ou si vous voulez accéder à vos renseignements personnels, pour autant que vous y ayez droit en vertu de la loi applicable, veuillez communiquer avec nous des façons suivantes :

Pour joindre le bureau de la confidentialité de Schering-Plough Canada Inc., écrivez à l’adresse ci-dessous :

Pour joindre le bureau de la confidentialité de Merck & Co., Inc., la société mère de Merck Frosst, écrivez à l’adresse ci-dessous :

Politique de protection des renseignements personnels des clients
de Schering-Plough Canada

Nous accordons de l’importance à la protection des renseignements personnels. Schering-Plough Canada (« SPC » ou « nous ») s’engage à assurer l’exactitude, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels en conformité avec les lois applicables. La politique de protection des renseignements personnels de SPC (la « politique ») décrit la manière dont SPC recueille, utilise et communique les renseignements personnels concernant ses clients, ses fournisseurs de services et d’autres personnes (« vous ») et elle s’applique à chaque division de SPC. Cette politique vise uniquement les activités qui relèvent des dispositions applicables des lois fédérales et provinciales du Canada en matière de protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations à formuler, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée plus bas. 

Sous réserve des exigences juridiques et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins précisées à tout moment en communiquant avec nous de la manière indiquée ci-après. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions vous fournir ou continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui peuvent être importants pour vous.

1. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Dans la présente politique, l’expression «  renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable. Les types de renseignements personnels que SPC peut recueillir auprès de vous de temps à autre sont notamment les coordonnées personnelles (adresse, adresse électronique, numéro de téléphone); la date de naissance; les références professionnelles; les renseignements relatifs à la facturation et aux comptes; et les renseignements sur les relations avec la clientèle, comme les demandes d’information des clients et l’information sur les résultats que vous avez demandée ou fournie.

SPC s’efforce de faire en sorte de recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées pour la collecte et d’utiliser vos renseignements personnels uniquement à ces fins.

2. Pourquoi SPC recueille-t-elle des renseignements personnels?
Nous recueillons des renseignements personnels vous concernant dans le but de nous permettre de mieux vous servir et de développer notre entreprise et nos activités. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• établir, maintenir et gérer nos relations avec la clientèle afin de fournir les produits et services qui ont été demandés;
  
• être en mesure de vous renseigner sur nos produits autres que ceux que vous avez expressément demandés, notamment en vous envoyant de l’information de promotion portant sur d’autres produits de SPC;
  
• être en mesure de répondre à vos questions ou demandes d’information;
  
• évaluer la possibilité d’établir une relation commerciale avec vous, notamment pour évaluer votre solvabilité et pour confirmer l’information provenant des agences d’évaluation du crédit;
  
• établir et maintenir des relations commerciales, notamment dans le but d’établir des factures, de gérer des comptes, de percevoir et de traiter les paiements ainsi que de remplir les obligations contractuelles;
  
• comprendre vos besoins et préférences et y répondre, notamment communiquer avec vous et procéder à des sondages, des recherches et des évaluations;
  
• détecter les erreurs, la négligence, les violations de contrat, la fraude, le vol et toute autre activité illégale et protéger SPC contre ceux-ci, et vérifier le respect des politiques et obligations contractuelles de SPC;
  
• surveiller le contrôle de la qualité et répondre aux questions et préoccupations en correspondant avec les clients et les consommateurs;
  
• surveiller l’administration de produits aux patients;
  
• effectuer des recherches médicales et cliniques portant sur l’efficacité de nos produits et faciliter la communication permanente de renseignements sur les produits aux médecins prescripteurs;
  
• organiser et effectuer des visites des représentants, vérifier les produits en magasin, vérifier les promotions et les contrats avec les magasins, examiner les promotions, créer des bons de commande, vérifier les rendus, les contrats avec les magasins, les paiements, les frais, consulter l’historique des visites;
  
• établir l’admissibilité des patients à une aide financière à des fins de diagnostic des patients;
  
• selon que les exigences ou dispositions des lois ou règlements l’autorisent et en conformité avec ceux-ci, y compris dans le cadre des rapports sur les événements indésirables; et
  
• à toute autre fin à laquelle vous consentez.
  

3. À qui SPC communique-t-elle vos renseignements personnels?
De temps à autre, SPC peut utiliser et communiquer vos renseignements personnels aux fins décrites dans la présente politique ou à toutes les autres fins pour lesquelles nous avons obtenu votre consentement. SPC peut partager vos renseignements personnels avec ses employés, sous-traitants, consultants et avec d’autres parties qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à établir, maintenir et gérer notre relation avec vous.

Plus précisément, SPC peut communiquer vos renseignements personnels :

• à des fournisseurs de services, y compris une organisation ou une personne dont SPC a retenu les services pour s’acquitter de fonctions pour son compte, notamment pour la commercialisation, le traitement des données, la gestion des documents et les services de bureau;
  
• à une organisation ou une personne dont SPC a retenu les services pour évaluer votre solvabilité ou pour recouvrer des créances au titre d’un compte;
  
• à une institution financière, de manière confidentielle et uniquement dans le cadre de la cession d’un droit de recevoir un paiement, de l’octroi d’une sûreté ou d’autres arrangements financiers;
  
• à des membres du groupe de SPC;
  
• à une autre partie en cas de changement touchant la propriété de la totalité ou d’une partie de SPC, ou de l’octroi d’une sûreté à l’égard de celle-ci, notamment par la vente d’éléments d’actif ou d’actions, ou d’une autre forme de regroupement d’entreprises, de fusion ou de coentreprise, étant entendu que cette partie est liée par les ententes ou obligations pertinentes et qu’elle est tenue d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels d’une manière compatible avec les dispositions relatives à l’utilisation et à la communication de la présente politique, à moins de consentement à l’effet contraire de votre part;
  
• à une ou plusieurs tierces parties si vous consentez à cette communication ou lorsque la communication est exigée ou autorisée par la loi.
  

4. Comment pouvez-vous exprimer vos préférences en matière de protection de vos renseignements personnels?
Lorsque SPC recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels, il est important qu’elle obtienne votre consentement avant de le faire. En général, nous cherchons à obtenir votre consentement explicite éclairé avant de recueillir vos renseignements. Le consentement explicite peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit.

Sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et d’un avis raisonnable, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment en communiquant avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-après. Dans certains cas, la modification ou le retrait de votre consentement peut considérablement limiter notre capacité de fournir les produits, services ou renseignements que vous avez demandés ou qui pourraient vous être offerts. Toutes les communications relatives à un tel retrait ou une telle modification du consentement doivent être faites par écrit et adressées à notre chef de la protection des renseignements personnels.

Chez SPC, nous voulons que vous puissiez exercer constamment un contrôle sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels. Plus précisément :

• vous pouvez avoir le droit de « retirer votre consentement » à l’égard d’une partie ou de la totalité des fins précisées, utilisations et communications indiquées aux rubriques 3 et 4 ci-dessus;
  
• vous avez toujours l’option de nous enjoindre d’utiliser vos nom, adresse, adresse électronique, etc., uniquement pour vous fournir les renseignements ou le service que vous avez demandés;
  
• lorsque nous communiquons avec vous par courrier électronique à des fins de marketing direct, nous préciserons toujours l’identité de l’expéditeur et inclurons une option de « désinscription »;
  
• vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers et de les corriger, comme il est expliqué plus bas à la rubrique 7.

Pour nous indiquer vos préférences en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée plus bas (voir « Comment communiquer avec nous? »).

5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Dans le but d’aider à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels, SPC a recours à des mesures de sécurité administratives, technologiques et procédurales adaptées au degré de sensibilité des renseignements personnels. Nous exploitons des réseaux de données sécurisés protégés par des systèmes de pare-feu et de protection par mot de passe conformes à la norme de l’industrie. L’utilisation et la communication des renseignements personnels par des personnes et des organisations de l’extérieur qui agissent pour le compte de SPC sont régies par des contrats exigeant que les renseignements personnels soient protégés adéquatement.

Les documents renfermant des renseignements personnels sont conservés dans des classeurs qui demeurent dans nos bureaux. L’accès est limité aux personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance à des fins commerciales.

6. Où vos renseignements personnels sont-ils conservés?
Vos renseignements personnels sont stockés dans des emplacements protégés et mis en mémoire sur des serveurs contrôlés par SPC, qui se trouvent soit dans nos bureaux ou dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Pour accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées ci-après.

7. Comment pouvez-vous accéder à vos renseignements personnels?
À la réception d’une demande écrite, sous réserve de certaines exceptions, SPC vous renseignera sur l’existence, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels et vous donnera accès à ces renseignements. Les demandes d’accès devraient être envoyées à notre chef de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées sous la rubrique « Comment communiquer avec nous? » ci-après. Lorsque vous demandez d’accéder à vos renseignements personnels, il est possible que nous vous demandions des renseignements précis afin de nous permettre de confirmer votre identité et votre droit d’accès, de même que pour rechercher et vous fournir les renseignements personnels vous concernant que nous détenons. Afin de couvrir nos coûts, il est possible que nous vous demandions des frais pour l’accès à vos renseignements personnels, auquel cas, nous vous en informerons à l’avance.

Votre droit d’accès à vos renseignements personnels n’est pas absolu. Les lois ou exigences réglementaires applicables nous autorisent ou nous obligent à vous refuser cet accès dans le cas où il compromet la capacité de SPC de se conformer à une obligation juridique; dans le cas où les renseignements ont déjà été détruits conformément aux exigences juridiques ou parce que nous n’en avons plus besoin à des fins commerciales et lorsque l’accès révélerait des renseignements personnels concernant un tiers.

Si nous ne pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous communiquerons les raisons de ce refus, sous réserve des restrictions juridiques ou réglementaires.

8. Comment pouvez-vous mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels?
Vous devriez communiquer avec SPC si vous estimez que vos renseignements personnels sont inexacts. Vous avez le droit de demander qu’ils soient corrigés ou mis à jour. Nous pouvons vous demander de fournir des documents à l’appui de votre demande de correction ou de mise à jour.

9. Modification de la présente politique; interprétation
SPC se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique à tout moment. Si des modifications sont apportées à l’utilisation, à la collecte ou à la communication que fait SPC de vos renseignements personnels et qu’elles nécessitent votre consentement, nous n’apporterons pas de telles modifications avant d’avoir obtenu votre consentement.

La présente politique ne crée pas ni ne confère de droits à une personne, ni n’impose à SPC des droits ou obligations autres que les droits ou obligations imposés par les lois fédérales et provinciales du Canada en matière de protection des renseignements personnels, selon le cas, ou s’ajoutant à ceux-ci. En cas d’incompatibilité, dans un cas particulier, entre la présente politique et les lois fédérales et provinciales du Canada en matière de protection des renseignements personnels, selon le cas, la présente politique doit être interprétée, à l’égard de chaque cas, de manière à donner effet à ces lois sur la protection des renseignements personnels et à les respecter.

10. Comment communiquer avec nous?
SPC a un chef de la protection des renseignements personnels chargé de surveiller le respect de la présente politique. Si vous avez des questions à poser sur la présente politique ou sur les méthodes de collecte, d’utilisation et de communication de SPC, vous pouvez communiquer, par écrit ou par téléphone, avec le chef de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont données ci-dessous :

Chef de la protection des renseignements personnels
Schering-Plough Canada
16750, route Transcanadienne
Kirkland QC  H9H 4M7

Numéros sans frais :  1 800 361-9573 ou 1 800 361-2353

Le chef de la protection des renseignements personnels fera de son mieux pour répondre dans les plus brefs délais à vos demandes de renseignements, questions ou préoccupations concernant l’utilisation que fait SPC des renseignements personnels.